Renginių organizatoriai Kalėdoms ruošiasi jau mažiausiai du mėnesius. Įmonės savo šventes užsako gan anksti ir tokios pat programos kelerius metus iš eilės nenori, tad organizatoriams vien su Kalėdų Seniu išsisukti nepavyksta.

Kiekvieną kartą – nauja

Renginių organizatoriai tikino, kad dažniausiai kiekvienai įmonei siūlo individualiai pritaikytą renginį, nors pripažįsta, kad visuomet yra paruošę šablonų. Kristina Narušienė, "Lux Events Service" renginių organizavimo vadovė, teigė, kad jei klientui, kuris tų pačių organizatorių paslaugomis naudojasi kelerius metus iš eilės, nuolatos siūlysi šablonus, jis greitai pabėgs pas konkurentus.

"Kiekvieną kartą turi jam unikaliai pritaikyti scenarijų, kad jis tuos visus metus liktų pas tave kaip tavo klientas. Todėl mes tokius šablonus retai siunčiame", – sakė ji.

Žinoma, anot K.Narušienės, įmonėms, kurios į renginių organizatorius kreipiasi pirmą kartą ir nežino, nei ko norėtų iš šventės, nei ko gali tikėtis, šablonai vis dėlto pasiūlomi. Kartais šablonas būna kaip pavyzdys, kad klientas žinotų, kaip renginys vyksta įprastai. K.Narušienė tikino, jog tai daroma siekiant klientą užvesti ant kelio ir padėti jam susikurti viziją – kokios šventės jis nori.

Skirtingi norai

Deimantė Kanclerytė, "Eventum Group" projektų koordinatorė ir renginių organizatorė, atkreipė dėmesį ir į tai, kad šablonai kartais pateikiami, kai klientas iš karto tikisi išgirsti pasiūlymą.
"Mes, prieš galvodami šablonus, apsvarstome, kaip juos įgyvendintume kuo kokybiškiau ir kuo, pavadinkim, pigiau. Turiu omeny, kad būtų pigu, bet nenukentėtų kokybė", – kalbėjo D.Kanclerytė.

Ji teigė, kad kartais į juos kreipiasi įmonės, kurios turi tam tikrą šventimo tradiciją ir nori ją išsaugoti, bet kartu išbandyti ką nors naujo. Dažnai ta naujovė būna konkretus pageidavimas – konkretus dalykas, kurį įmonė sugalvojo pati ar pamatė kitame renginyje.

"Mes visada esame linkę prisitaikyti prie kliento poreikių ir pridedame savo idėjų, kaip dar papildomai įgyvendinti tą jų pageidavimą", – sakė D.Kanclerytė.

Dar viena jos įvardyta klientų grupė yra klientai, kurie programinę dalį paruošia patys, nes įmonėje dirba kūrybiškas kolektyvas, bet nori, kad renginių organizatoriai pasirūpintų patalpų nuoma, maistu, galbūt surastų vakaro vedėją.

Šiek tiek skirtingos politikos laikosi "Lux Events Service". K.Narušienė teigė, kad jų įmonė nesutinka organizuoti renginio ar jo dalies, jei renginio biudžetas yra mažesnis nei 10 tūkst. litų.
"Jeigu ta atrakcija ar tam tikra kulminacija yra daugiau negu 10 tūkst. litų, tai gerai, galime ką nors pasiūlyti. Bet kažkaip per smulku klientams pasiūlyti kokias nors šokėjas ar dar ką nors", – tokio įmonės sprendimo priežastis aiškino K.Narušienė.

Ji nurodė, kad renginį įmonė dažniausiai organizuoja nuo pradžios iki galo. Klientas gali turėti pagrindinę idėją, o visa kita pasirūpina patys organizatoriai.

Sąlygų nekelia

"Galbūt tai priklauso nuo įmonės jau turimos patirties, stambumo ir apkrovos, – svarstė D.Kanclerytė. – Kitas dalykas, galbūt mes, kaip įmonė, dar esame gana jauni. Dar tik treti metai, kaip esame rinkoje. Savaime negalime kelti didelių sąlygų. Reikia, kad klientas su mumis susibendrautų, o tada jau atitinkamai santykiai pakeliami į kitą lygį ir viskas kostosi toliau."

Tiesa, ji pripažino, kad įmonė vis dėlto nesiima organizuoti visų renginių, kurie jai pasiūlomi. Jei prašomas suorganizuoti renginys įmonei atrodo netinkamas ar ji tiksliai nežino, kaip idėją įgyvendinti nuo pradžios iki galo, įmonė renginio neorganizuoja.

"Mes, kaip įmonė, turime savo principus, savo tinkamo renginio nustatymus, nenorime leistis į popkultūrą, norime ieškoti kitoniškumo, tinkamumo, leistis išbandyti ką nors naujo, ko dar neturėję", – sakė D.Kanclerytė.

Lemia ir kolektyvas

Abi pašnekovės akcentavo, kad kiekvienas renginys priklauso ne tik nuo organizatorių, bet ir nuo įmonės, kuriai organizuojamas renginys, kolektyvo. Taip pat tai galioja ir šventės organizavimo kainai.

Kai kurios įmonės nori, kad jų renginį vestų žinomas žmogus, gyvai grotų puikiai žinoma grupė, pasirodytų žinomi įvairių sričių atlikėjai. Tačiau kitos įmonės sutinka, kad grotų ne prastesnė, bet mažiau žinoma grupė ar atlikėjai, renginį vestų profesionalus renginių vedėjas. Tokiu atveju šventė gali kainuoti kelis kartus mažiau.

Taip pat įtakos kainai turi ir pasirinktas maistas ar vieta, kurioje šventė vyks. Kalėdinės šventės dažnai organizuojamos likus kelioms dienoms iki Kalėdų. Tuomet ne tik sunku gauti trokštamą salę ar kitokias patalpas, bet ir už jas reikia sumokėti gerokai brangiau.

D.Kanclerytės teigimu, jų įmonė yra linkusi siūlyti šventes rengti sausio mėnesį – praėjus kalėdiniam ir naujamečiam šurmuliui nuomos kainos krinta, o ir norimas patalpas surasti lengviau.

Susipažinti svarbiausia

Prieš organizuodamos renginius, įmonės dažnai pirmiausia susipažįsta su klientų įmonės darbuotojais. Jų pomėgiai, darbo aplinka ir netgi amžius turi gana didelę įtaką tam, kokia bus šventės programa.

"Viskas labai priklauso nuo pačios įmonės. Kiek laiko ji jau daro renginius, koks yra kolektyvas. Nes, pavyzdžiui, vyresnio amžiaus žmonės neįsivaizduoja kitokio kalėdinio renginio kaip gražiai pasipuošti, skaniai užkąsti, pažiūrėti programą. Yra kitos įmonės, kuriose dirba jaunimas iki 35 metų ir jiems tokie vakarėliai nuobodūs", – sakė K.Narušienė.

D.Kanclerytė taip pat tikino, kad pirmasis darbas, kurį įmonė atlieka, yra susitikimas su įmonės darbuotojais.

"Mes iš karto siūlome susitikti. Tada komandos atsakingi asmenys, vienas arba netgi keli, važiuoja į pačią įmonę, kad susipažintų su aplinka ir pamatytų, kokie žmonės. Tiesiog yra tam tikri klausimai, kuriais bandoma išsiaiškinti, kokie darbuotojai, kokio tipo: ar techniniai, ar administracinio pobūdžio, ar jie yra vietiniai, pavadinkim, t. y. ar tik susitelkę Vilniuje, ar iš visos Lietuvos. Tai taip pat turi didelę įtaką. Ką anksčiau jie turėjo, kokias šventes ir kokia jų kultūra buvo švenčiant", – apie procesą pasakojo pašnekovė.

K.Narušienė akcentavo, kad, nesusipažinęs su kliento įmonės kolektyvu, renginių organizatorius niekada nesurengs tokios šventės, kokios trokšta užsakovas, ir kitais metais klientas paprasčiausiai pasirinks kitą renginių organizatorių.

"Nesusipažinęs su kolektyvu, su klientu, tu niekada nepataikysi į tą tašką, kurio klientas nori. Žinote, organizatorių labai daug. Galima sakyti, kad su mumis yra maždaug dešimt ar aštuonios įmonės. Kiekviena įmonė nori laimėti. Ji bando, siunčia po 3–5 pasiūlymus. Tik išsiaiškinęs kliento poreikius, gali nuspėti ir tiksliai pataikyti su idėja. Nes jei tai bus 25–35 metų jaunimas ir pasiūlysi Kalėdų Senį, jie tikrai atsisakys", – sakė K.Narušienė.

Ji taip pat tikino, kad Kalėdų Senelis nebėra toks madingas kalėdinių švenčių simbolis. Šiais metais įmonė neturi nė vieno renginio, į kurį būtų įtrauktas Kalėdų Senelio pasirodymas.
D.Kanclerytė taip pat sakė, kad dažniausiai stengiasi organizuoti išskirtinius renginius ir tradicinis Kalėdų Senelis dažniausiai į juos neįtraukiamas. Ji pripažino, kad jei užsakovų įmonė prašytų tradicinės šventės su Kalėdų Seneliu, pirmiausia būtų bandoma išsiaiškinti, kodėl įmonė nori būtent to. Jeigu tai pavyksta išsiaiškinti, įmonė bando pasiūlyti savo alternatyvų.

"Jeigu reikia ten to šventės guru, šventės akcento, visada pasiūlytume savo alternatyvą arba bent tas Kalėdų Senelis būtų kuo nors kitoks, nei mums įprasta. Bet jeigu vis dėlto diskusija su klientu būtų tokia, kad jie sako "mums reikia taip", tai mes galbūt būtume linkę mažiau leisti savo brangaus laiko ir perleisti šį klientą kuriems nors savo kolegoms", – sakė pašnekovė.